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辽宁工业大学印信使用管理规定
2023年09月08日 16:47



辽宁工业大学印信使用管理规定

(辽工大发〔2023〕61号2023年8月30日)

第一章 总 则

第一条为进一步规范学校印信管理,完善印章刻制、使用手续和信函使用程序,根据上级关于印章管理的有关规定,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条本办法所指印信的含义:

(一)公务印章,包括学校党委印章、行政印章(含钢印)、学校领导用于公务的专用名章和签字章、党政办公室印章、各种公务专用印章等。

(二)公务信函,包括学校介绍信、证明信、邀请函等。

第二章印章的刻制与启用

第三条凡经学校批准新设或更名的单位(部门),可以申请刻制印章;凡印章损坏不能继续使用的单位(部门),可以申请重新刻制印章。

第四条学校和党政各部门、各单位印章由党政办公室统一办理刻制并启用。更换印章时,由党政办公室登记,并收回原有印章,交档案馆统一保管封存。

第三章印信的管理与使用

第五条学校公务印章由党政办公室统一管理;各部门、各单位及所属机构公务印章由各单位(部门)指定专人负责管理。

学校介绍信由党政办公室统一印制、编号、发放和管理。

第六条学校公章使用的范围和程序:

(一)以学校党委或行政名义上报、下发的正式文件及各类上报材料,由校党政主要负责人审阅后,方可用印。

(二)各类合同、协议书、意向书等,参照合同管理办法,履行合同审批流程后方可用印。

(三)鉴定证书、聘书等,须经承办单位负责人审核,由校行政负责人审阅后,方可用印。

(四)银行汇兑单据、办理申请进口设备与物资等各种手续,经财务处或资产与设备管理处负责人审核,报分管校领导审阅,方可用印。

(五)教职工和学生出国(境)材料,因公出国(境),须持相关文件,由组织部、人事处或国际交流合作处按规定办理;因私出国(境),所在单位出具证明,学生经学生工作处审核,教职工经组织部或人事处审核,方可用印。

(六)各类证明,须经所在单位签署意见,有关部门审核后,方可用印。

原则上学校不予出具个人身份证明。如确有需要,本人提出书面申请并承诺不作它用。

(七)申报科研项目、科研成果、科研奖励及专利申请等,由科技处统一审核登记,由科技处负责人审核后,方可用印。

(八)各类常规性部门报表,由主管部门负责人审核,经党政办公室复核后,方可用印。

(九)以学校名义印制的各类证书、证件、奖状等,须经承办单位造册、编号、负责人审核,由相关部门负责人审核后,可集中办理加盖学校印章或钢印。

(十)补办毕业证明书、学生证、工作证和退休证,须经出证部门审核,党政办公室复核后,方可用印。

(十一)成绩单、毕业证书、学位证书复印件、翻译件,需加盖学校印章时,须持证书原件,经校档案馆核查签字,党政办公室复核后,方可用印。

(十二)出差介绍信,须经所在单位负责人同意,党政办公室复核后,方可用印。

(十三)使用校领导名章或签字章,经校领导本人同意后,方可用印。

(十四)其他特殊情况,须经有关校领导签字后,方可用印。凡涉及到学校重大利益,对学校发展有影响的材料,须经校党政主要负责人审批后,方可用印。

(十五)除敏感内容和涉密内容外,各单位在申请使用学校党委印章、行政印章(含钢印)、学校领导名章和签字章时,均须在企业微信或办公自动化(OA)发起申请,经用印单位负责人、相关部门负责人或校党政主要负责人审核后,方可用印。

第七条学校公务信函使用的范围和程序

(一)各单位(部门)使用介绍信时必须按介绍信文本规定逐项填写被介绍人的姓名、人数、联系工作的具体内容、日期和有效期等。介绍信的内容要文词达意,字迹工整,一律不得开具空白介绍信。

(二)需要开具学校介绍信者,须由被介绍人在企业微信或办公自动化(OA)发起申请,经所在单位部门负责人同意后,方可办理。

(三)开具介绍信只限本人使用,不得转让他人。开具后未使用的介绍信必须缴回原单位,不得自行留存或销毁。

(四)开具信函,必须符合学校的相关政策规定,否则不予办理。

第八条属下列情况之一的,印信管理人员不得用印

(一)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料;

(二)未经单位或部门领导签发批准的文件、材料;

(三)与本校工作、业务无关的文件、材料;

(四)空白介绍信、空白证件、空白奖状等;

(五)审批手续不全或批准权限不当的。

第九条印信管理人员要进行用印登记,详细记载用印情况;所有用印审批流程,均应存档备查。

第十条印章原则上不得带离办公室。如因特殊情况需在党政办公室以外的地点使用印章,需由用印单位提出书面申请,报党政办公室负责人批准后,方可带离党政办公室,印章管理人员应在用印现场监章。

第十一条严格控制学校印章和钢印的使用范围,凡使用各单位印章和有关专用章可以办理的事项,不得使用学校印章。

第十二条各部门、各单位要委派政治素质高、工作责任心强的同志专人保管和使用印章,如保管人外出,应由本单位负责人管理,不得将印章交无关人员保管。

第四章 附 则

第十三条各部门、各单位印章的使用,参照本办法。本规定自发布之日起执行,由学校党政办公室负责解释。

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